München, Starnberg, 11. Dez. 2018 - Transparente Datenflüsse und Compliance als zentrale Elemente für den Unternehmenserfolg; ein Gastbeitrag von ASG Technologies...

Zum Hintergrund: Die weltweit erzeugte Datenmenge soll sich nach Ansicht von Marktforschern in Zukunft alle zwei Jahre verdoppeln. Zugleich wird der Erfolg von Unternehmen in Form von Wettbewerbsvorteilen immer mehr davon abhängen, wie sie ihre Datensammlung sortieren, darauf zugreifen und auswerten; also letztlich Daten in Informationen verwandeln und das Geschäft mit Produkten und/oder Dienstleistungen danach ausrichten. Die zunehmende Menge an Datenmaterial stellt Betroffene allerdings vor zwei große Herausforderungen: Zum einen ist es schwer, den Überblick über die Herkunft und Vertrauenswürdigkeit der Daten zu behalten. Zum anderen gibt es eine Vielzahl verschiedener Compliance-Anforderungen, die strenge Vorgaben für die Handhabung von Datensätzen festlegen. Nach Ansicht von Carsten Lux, Account Executive Enterprise Data Intelligence Solutions bei ASG Technologies soll Data Lineage zum entscheidenden Werkzeug werden, um Geschäftserfolge zu optimieren und gleichzeitig die Compliance-Regelungen einzuhalten.

Zum Gastbeitrag: Daten beeinflussen Unternehmensentscheidungen und –erfolg

„Relevante Entscheidungen werden in immer mehr deutschen Unternehmen auf Basis von Datenanalysen getroffen. Hier gilt: Je mehr Informationen das Unternehmen aus seinen Daten zieht, desto besser können sie gut informierte und effektive Geschäftsentscheidungen treffen. Bei Reports zu konkreten Sachverhalten beispielsweise werden die Informationen aus verschiedenen Datensätzen zusammenführt. Sogenannte ETL Tools extrahieren dafür relevante Angaben aus verschiedenen Quellen und übertragen sie in das Schema und Format der Zieldatenbank. Dabei werden die Daten verändert und angepasst. Bei der Darstellung von Umsatzzahlen werden so zum Beispiel unterschiedliche Währungsangaben in eine einheitliche Währung umgerechnet.

Data Lineage garantiert Zuverlässigkeit der Daten

Daten eignen sich aber nur dann als Basis für Unternehmensentscheidungen, wenn sie stimmen und zuverlässig sind. Das kann nur gewährleisten, wer sowohl den Ursprung als auch die Entwicklung der Daten im Unternehmen kennt und versteht. Kommen sie aus einer sicheren Quelle? Wie wurden Sie verändert? Sind die Informationen noch zutreffend? Hier kommt Data Lineage ins Spiel. Eine solche Data Intelligence Lösung wie von ASG-Technologies kann nachvollziehen, woher die Daten stammen und wer, wann, warum, welche Änderungen vorgenommen hat. Die Software stellt dazu umfängliche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, die über graphische Oberflächen oder Reports dargestellt werden können. Der Nutzer erkennt, wie die Zusammenhänge und Datenflüsse im Unternehmen aussehen. So ist beispielsweise sichergestellt, dass Mitarbeiter die Daten nicht versehentlich modifiziert haben.

Herausforderung Compliance-Konformität

Mit der wachsenden Anzahl an Daten sind Unternehmen mit immer mehr Compliance-Anforderungen konfrontiert. Sie schreiben vor, wie mit dem Datenmaterial verfahren werden muss. In einigen Branchen gibt es gleich mehrere solcher Vorgaben. Hauptsächlich geht es darum, Datenflüsse im Hinblick darauf transparent zu machen, wo die Daten gespeichert sind und wie sie verarbeitet werden. Ein bekanntes Beispiel, das Unternehmen branchenübergreifend betrifft, ist die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Laut der Verordnung dürfen personenbezogene Daten nur so verarbeitet werden, wie bei der Erfassung angegeben.

Zudem besteht für jede Person ein Recht auf Löschung der Daten. Das bedeutet im Umkehrschluss: Unternehmen müssen jederzeit genau wissen, wo personenbezogene Daten abgelegt sind, wer darauf Zugriff hatte und wie sie verwendet wurden. Ohne die Unterstützung einer entsprechenden Data Intelligence Lösung eine echt Herausforderung. Denn: Personenbezogene Informationen werden oftmals von unterschiedlichen Abteilungen bearbeitet und sind über verschiedenste Systeme im Unternehmen verteilt. Veranlasst eine Person nun die Löschung ihrer Daten, muss der Informationsfluss durch das Unternehmen von Hand nachverfolgt werden, um alle betroffenen Datenelemente einzeln wiederzufinden – eine extrem zeitaufwändige und ressourcenbindende Aufgabe.

Abb. 1: THE 2018 ASG CIO REPORT, DATA TO THE PEOPLE. ENTERPRISE TRENDS DRIVE THE DEMOCRATIZATION OF DATA (Bildquelle: ASG Technologies)

Datenflüsse transparent gestalten

Auch in Bezug auf die Compliance-Konformität bedeutet Data Lineage eine enorme Erleichterung, denn sie schafft die notwendige Transparenz. Der Datenfluss durch das Unternehmen kann lückenlos nachgewiesen werden. Es ist ersichtlich, wo die Daten abgelegt sind und welcher Mitarbeiter, die Daten genutzt, kopiert oder modifiziert hat. Darüber hinaus kann die Lösung gezielt alle Anwendungen aufspüren, die geschützte, personenbezogene Daten nutzen. Wird eine potentielle Compliance-Verletzung identifiziert, erhält der Nutzer eine Warnmeldung. Die betroffenen Datensätze werden im Anschluss aufgelistet und einem zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung bereitgestellt. Speziell für die Einhaltung der DSGVO kann außerdem ein Bericht mit einem Inventar oder einem Katalog geschützter Daten angelegt werden, der zeigt, wie die Daten innerhalb des Bestands gespeichert und genutzt werden. Weiterhin können Berichte angelegt werden, die die DSGVO Konformität bezogen auf einzelne Applikation oder Prozesse darstellen. Unternehmen können das als Beweisgrundlage für den Datenschutz nutzen.

Content Managementsysteme als optimale Ergänzung

Um Data Lineage erfolgreich umzusetzen, braucht es eine Kombination aus Data Intelligence und Content Management Lösung. Data Intelligence sammelt und liefert Informationen über relevante Daten aus technischer und inhaltlicher Sicht. Ein Content Managementsystem wie etwa die ASG-Mobius - Lösung kann nach dem Rückverfolgen der Datenflüsse direkt konkrete Handlungsschritte wie das Anonymisieren, Löschen oder Verändern der Daten umsetzen. Durch die Kombination beider Systeme haben Unternehmen, trotz wachsendem Datenvolumen, die volle Kontrolle über ihre Informationen und können so ihren Unternehmenserfolg steigern und wichtige Compliance-Anforderungen erfüllen."