München, Starnberg, 7. Dez. 2015 – Revisionsfähige Fujitsu ETERNUS CS Langzeitspeicherlösung für Backup und Archive bei der Bundesagentur für Arbeit (BA)...

Die Herausforderung: Um die hohen rechtlichen Vorgaben und Richtlinien aus dem Sozialgesetzbuch SGB IV bezüglich der Archivierung und Erfüllung von Rechts- und Revisionssicherheit zu erfüllen, startete die Bundesagentur für Arbeit (1) bereits im Jahr 2012 das Projekt „LeAR – Lifecycle eArchiv“. Mehr als 200 Millionen Alt-Archivdatensätze sollten in ein sogenanntes Beweiswerterhaltendes Langzeitarchiv der BA überführt werden. Zudem greifen täglich 25.000 Mitarbeiter in den örtlichen Agenturen und Jobcentern auf Dokumente der Versicherten zu, die im BA-Dokumenten-Managementsystem „eAkte“ gepeichert sind. Auch diese Daten sollten in LeAR aufgenommen und beweiswerterhaltend archiviert werden. Das LeAR-Projektteam folgte den Empfehlungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik); demnach erfüllen kryptographisch signierte Dokumente die Vorgabe einer Beweiswerterhaltung, welche als BA-Standard implementiert werden sollte.

Zur Lösung

Infolge der Recherche nach einer optimierten Lösung für die Realisierung des Langzeitarchivs LeAR beriet ein Expertenteam von Fujitsu die Bundesagentur für Arbeit. Fujitsu sollte nicht nur die elektronische Migration und Archivierung aller Alt-Datensätze an LeAR erfolgreich umsetzen, sondern auch das Projektmanagement wie auch Schulungen für das LeAR-Team der BA verantworten.

• Als bewährte Lösung bot sich FUJITSU Security Solution Compliant Archiving SecDocs an. Diese stellt den Erhalt des Beweiswertes der digitalisierten Dokumente und die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Authentizität, Integrität sowie Revisionsfähigkeit von Unterlagen über Jahrzehnte hinweg sicher. Gemeinsam mit dem Partner OpenLimit hat Fujitsu diese leistungsfähige, international einsetzbare und herstellerneutrale Langzeitspeicherlösung geschaffen.

• Fujitsu SecDocs ist laut Anbieter die erste und einzige vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nach Common Criteria EAL 4+ zertifizierte Archivierungslösung. Sie erfüllt die technische Richtlinie TR-03125 und damit die konforme, beweiswert erhaltende Langzeitspeicherung. Fujitsu SecDocs fungiert im Projekt LeAR – Lifecycle eArchiv als Archiv-Middleware für die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung.

• Zwei FUJITSU Storage ETERNUS CS HighEnd sichern als hochverfügbare Infrastruktur Backup- und Archivierung der Daten.

Die Kundenvorteile

Die Bundesagentur für Arbeit erhält mit Fujitsu SecDocs ein zertifiziertes Standardprodukt, das speicher- und anwenderunabhängig ist sowie auf offenen Standards beruht. Zudem ist es performant und mandantenfähig. Letzteres bedeutet, dass die eingesetzte Informationstechnik auf demselben Server oder demselben Software-System mehrere Mandanten, also Kunden, bedienen kann - ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten haben. Die Vorteile für die BA sind: eine hohe gerichtsverwertbare Beweiskraft, dauerhaft niedrige Betriebskosten und eine garantierte Pflege und Wartung.

Fazit: Der Bundesagentur für Arbeit ist es zusammen mit Fujitsu gelungen, den eArchiv-Service auf ein neues technisches Fundament zu stellen. Dabei wurde die Wirtschaftlichkeit des Projektes permanent überprüft. Die Kosten der Archivierung konnten erheblich gesenkt werden. Besonders stolz sind die Projektbeteiligten auf die erfolgreiche und nachprüfbare revisionsichere Migration der Archiv-Altdaten.

Anwenderzitat Mathias Ehlers, Projektleiter eArchiv-Service, Bundesagentur für Arbeit: “Wir bilden immer mehr Geschäftsprozesse elektronisch ab. Mit der Einführung einer gerichtsverwertbaren Langzeitarchivierung schaffen wir eine Basis zur Weiterentwicklung der E-Government Aktivitäten der Bundesagentur für Arbeit. Mit Fujitsu haben wir einen kompetenten und erfahrenen Partner, der uns mit SecDocs hilft, die elektronischen Prozesse sicher voranzutreiben.“

Appendix: detaillierte Auflistung wesentlicher Kundenvorteile und Lösungsbausteine

• Implementierung eines zertifizierten Standardproduktes
• FUJITSU SecDocs basiert auf offenen Standards und kann speicherund anwendungsunabhängig eingesetzt werden
• Die Mandantenfähigkeit sichert die gesetzteskonforme Anbindung unterschiedlicher Rechtskreise oder weiterer Kunden aus dem öffentlichen Bereich
• Mehrfachnutzen der FUJITSU Storage ETERNUS CS HE als Archivspeicher und als Virtual Tape Library für die Datensicherung

Projektziele von LeAR – Lifecycle eArchiv

• Einführung einer Standardarchivsoftware unter Berücksichtigung der technischen Richtlinie des BSI-TR-03125
• Integration eines revisionssicheren und rechtskonformen Langzeitarchives inklusive Langzeitbeweiserhalt für alle Mandanten des Dokumenten-Managementsystemes „eAkte“ sowie weiterer Bedarfsträger der BA
• Revisionssichere Migration des Archiv-Bestands von circa 200 Millionen Dokumenten der Fachverfahren SGB III, FamKa, COLIBRI
• Archivierung von circa 500.000 Dokumenten pro Tag

Produkte und Services

• FUJITSU Security Solution Compliant Archiving SecDocs V2.2, powered by OpenLimit
• 2x FUJITSU Storage ETERNUS CS HighEnd
• Professional Services für Einführung, Integration und Migration
• Maintenance & Support für Hardware und Software

(1) Die Bundesagentur für Arbeit (BA) ist größter Dienstleister am Arbeitsmarkt. Als Körperschaft des Öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung führt sie ihre Aufgaben im Rahmen des für sie geltenden Rechts eigenverantwortlich durch. Die BA erfüllt für die Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen und Institutionen umfassende Dienstleistungsaufgaben für den Arbeits- und Ausbildungsmarkt. Zur Erfüllung dieser Aufgaben steht bundesweit ein flächendeckendes Netz von Agenturen und Jobcentern (gemeinsame Einrichtungen) zur Verfügung... (Auszug aus der Beschreibung des BA)