München, Starnberg, 08. Mai 2020 - SoftwareONE weist darauf hin, warum SLM als Managed Service an Bedeutung gewinnt. Was bei der Wahl des Dienstleisters zu beachten ist...

Zum Hintergrund: Hochwertiges Software Lifecycle Management (SLM) verlangt Experten-Know-how und Akribie. Welche Software-Lizenzen haben wir im Unternehmen? Und zahlen wir auch wirklich nur das, was wir tatsächlich benötigen? Nur so lassen sich Compliance-Verstöße vermeiden und Kosten optimieren. Diese komplexen Aufwände können Unternehmen aber auch vermeiden – durch Auslagerung als Managed Service. So gewinnen sie Freiräume für ihre digitale Transformation. Diesen Ansatz vertritt jedenfalls Bernhard Schweitzer, Practise Lead SLM Services bei SoftwareONE, der für Sie in dem folgenden Beitrag das Thema SLM als Managed Service näher beleuchtet und darauf hinweist, was es bei der Wahl des Dienstleisters aus Sicht des Unternehmens zu beachten gilt:

Welche Software-Lizenzen haben wir im Unternehmen? Und zahlen wir auch wirklich nur das, was wir tatsächlich benötigen? Diese Fragen fundiert beantworten zu können, ist nur mit einem funktionierenden SLM möglich.

• Die IT-Infrastruktur der meisten Unternehmen enthält sowohl Cloud Services als auch On-Premises-Software. Für Lizenzmanager wächst dadurch die Komplexität. Sie benötigen fundiertes Know-how in den mitunter komplizierten Lizenzmodellen der Hersteller, um die jeweils günstigste Lösung herauszufinden, gleichzeitig aber Unter- oder Fehllizenzierung zu vermeiden.

• In der Cloud ist das Risiko für Compliance-Verstöße zwar geringer, aber Unternehmen laufen hier große Gefahr, dass die Kosten explodieren. Kostenkontrolle ist hier die Aufgabe von SLM. Darüber hinaus müssen Lizenzmanager Chancen und Risiken transparent machen und an die Geschäftsleitung berichten. Oft hängt die passende Lizenzierung eng mit der Unternehmensstrategie zusammen. Manchmal mag es sinnvoll sein, ein überdimensioniertes Lizenzmodell zu wählen, um später für geplante Entwicklungen gerüstet zu sein.

Diese aufwendigen und komplexen Aufgaben benötigen die richtige Manpower. Allerdings leiden Unternehmen jeder Größe unter dem Fachkräftemangel. Viele Teams arbeiten am Rande ihrer Kapazitäten. Hinzu kommt, dass diese auch die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben und die Basis für Innovationen schaffen sollen. So stehen einige vor der Wahl zwischen Pest und Cholera: entweder Routine-Aufgaben wie das Lizenzmanagement vernachlässigen oder wichtige Digitalisierungsprojekte verschleppen.

Managed Services sorgen für Entlastung

Eine entlastende Alternative: SLM wird an einen spezialisierten Dienstleister als Managed Service ausgelagert – in einzelnen Rollen bis hin zum kompletten Lizenzmanagement. So profitieren Unternehmen von Experten-Know-how und entlasten damit gleichzeitig die eigene IT-Abteilung. Damit können sie nicht nur Kosten sparen und gewinnen Sicherheit – sie verschaffen sich auch den Freiraum, um ihre Digitalisierung voranzutreiben.

Bei der Wahl des Dienstleisters sollten Unternehmen einige Aspekte berücksichtigen:

• Der Dienstleister benötigt die richtige Größe, um bei Bedarf personell aufstocken und bei gleichbleibend hoher Qualität skalieren zu können – nur so lässt sich Kontinuität im Service garantieren. Ein großer Vorteil eines Managed Service ist in der Regel, dass der Provider für mehrere Unternehmen arbeitet und so einen größeren Erfahrungsschatz hat. Dadurch sollte sich der Partner auch detailliert mit den jeweiligen Lizenzbestimmungen auskennen, die Kunden optimal beraten und gute Konditionen beim Lizenzkauf für sie aushandeln. Das lässt sich am einfachsten anhand von Kundenreferenzen nachprüfen.

• Mittlerweile zum Standard gehört heute auch, dass Erfahrung mit SLM-Werkzeugen oder -Plattformen mitgebracht wird – eventuell verfügt der Dienstleister sogar über eigene Tools. Denn die möglichst hohe Automatisierung durch Anbindung und Nutzung spezifischer Werkzeuge schafft weitreichende Optimierungen.

SLAs bringen Transparenz

Damit sich SLM sinnvoll in einen Managed Service überführen lässt, sollte es bereits einen gewissen Reifegrad im Unternehmen haben. Ist das nicht der Fall, muss zunächst in einem vorgelagerten Projekt eine solide Basis geschaffen werden. Schließlich klären MSP und Kunde wer welche Aufgaben hat, welche Tools eingesetzt werden und wer an wen berichtet. Im nächsten Schritt legen die Partner in den Service Level Agreements (SLAs) fest, welche Leistungen zu erbringen sind.

• Ein zentraler Bestandteil des Managed Service sind regelmäßige Reportings und Analysen. Der Provider informiert den Kunden über seine aktuelle Lizenzierung, Nutzung, Chancen und Risiken. Er berät ihn, ob die Analyse-Ergebnisse zur IT-Strategie des Unternehmens passen und gibt Handlungsempfehlungen.

Die Kosten für den Managed Service bleiben stets transparent. Üblicherweise zahlt der Kunde eine monatliche Pauschale für die vereinbarten Leistungen. Ob sich das lohnt, lässt sich mit einer einfachen Kosten-Nutzen-Analyse errechnen. Je mehr Lizenzen ein Unternehmen einsetzt und je komplexer die Nutzung ist, umso größer ist die Gefahr für Unter- oder Fehllizenzierung und die Chance zur Kostenoptimierung. Dadurch rechnen sich die Ausgaben für den Managed Service schnell. Jedes Unternehmen muss zudem selbst für sich entscheiden, ob es sinnvoll ist, Zeit und Geld zu investieren, um eigene Mitarbeiter zu schulen – oder ob man diese Ressource nicht lieber für andere Projekte einsetzen möchte.

Das Bild zeigt Bernhard Schweitzer, Practise Lead SLM Services bei SoftwareONE (Quelle: SoftwareONE).