München, Starnberg, 08. Juli 2019 - Welche Möglichkeiten gibt es, Altsysteme abzulösen? Wir sprachen mit ASG Technologies über die Modernisierung von ECM-Systemen...
Zum Hintergrund: Unternehmen müssen heute mit riesigen Datenmengen umgehen; Schätzungen zufolge fallen täglich über 4.6 Milliarden Content-Einheiten an. Allerdings arbeiten vielen Betriebe bereits seit Jahrzehnten mit den gleichen Enterprise Content Management (ECM) Systemen, die technologisch nun an ihre Grenzen kommen. Das Problem ist, dass sie nicht skalierbar sind, sodass das Speichervolumen zu klein ist. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen ihre Daten in mehreren ECM-Systemen ablegen – das führt zu einer komplexen Architektur mit nicht zusammenhängenden Informationen. Wir sprachen dazu mit dem Experten Thomas Vießmann von ASG Technologies (1), wie Unternehmen ihre Altsysteme stilllegen und die Daten in eine neue Lösung integrieren bzw. migrieren können:
Herr Vießmann, vor welchen Problemen stehen Unternehmen aktuell bei der Speicherung von Content?
Unternehmen arbeiten schon seit Jahrzehnten vielfach mit den gleichen starren Enterprise Content Management Lösungen (ECM-Lösungen), die angesichts der Datenflut nun an ihre Grenzen stoßen. Das Problem ist, dass sie nicht skalierbar sind, sodass das Speichervolumen schlicht zu klein ist. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen ihre Daten in mehreren ECM-Systemen ablegen – Das können schon einmal gut und gerne mehr als vier verschiedene sein. Für den Mainframe nutzen sie beispielsweise ein anderes System als für gescannte Dokumente usw. Mitarbeiter können damit nur mühsam und nach langer Suche auf die gesuchten Informationen zugreifen.
Die Betriebe können so unmöglich den wachsenden Anforderungen der Nutzer und behördlichen Vorschriften entsprechen. Mitarbeiter wollen heute von einer zentralen Anwendung aus auf die Inhalte zugreifen, sie einsehen und nutzen können – und das orts- und geräteunabhängig. Gleichzeitig müssen die Lösungen Kunden- als auch Unternehmensdaten entsprechend regulatorischer und Compliance Anforderungen schützen. Um die unterschiedlichen Anforderungen in ein gesundes Gleichgewicht zu bringen, kommen die Unternehmen um eine moderne ECM-Lösungen, beziehungsweise eine Content-Service-Plattform, nicht herum.
Was muss eine ECM-Software leisten, um einen flexiblen Zugriff auf die Daten zu gewährleisten?
Eine ECM-Software braucht eine anpassungsfähige Architektur und starke APIs. Eine REST API gewährt Zugriff auf beispielsweise verteilte Datenspeicher, Anwendungen und Mainframe Systeme. Das ermöglicht es, die verschiedenen Content-Inseln in einer zentralen Ansicht zusammenzuführen. Das ECM-System muss Cloud-, on-premises und hybride Umgebungen unterstützen. Nur so können Unternehmen ihren Mitarbeitern stets sämtliche Daten bereitstellen, die über jedes Endgerät abrufbar sind. Es spielt keine Rolle, ob der Zugriff über ein iPhone, iPad oder ein Smartphone mit einem Android-Betriebssystem erfolgt. Es ist immer dieselbe einheitliche Suchfunktion, die den Usern zur Verfügung steht.
Welche Anforderungen stellen sich dabei im Bereich Compliance?
Mit der wachsenden Datenflut werden auch die Bestimmungen und Richtlinien im Content-Bereich immer komplexer. Das bekannteste Beispiel ist wohl die EU-Datenschutzgrundverordnung. In einigen Branchen gibt es aber gleich mehrere solcher strengen Vorgaben, die transparente Datenflüsse, Speicher- und Löschfristen vorschreiben. Was hier hilft, ist eine Automatisierung des Records Management. Um ein umfassendes Lifecycle-Management für alle Datensätze zu gewährleisten, legen Unternehmen bestimmte Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit den Daten fest.
Ein automatisiertes Records Management System führt diese Prozesse von selbst aus. Beispielsweise kennzeichnet es Daten automatisch, die zu löschen sind. Außerdem macht die Lösung transparent, wie welche Daten im Unternehmen verwendet wurden. Dadurch ist es ein Leichtes, Ordner nach Dokumenten zu durchsuchen und die Informationen zu verwalten. Fordert die Datenschutzaufsichtsbehörde Berichte an, können sie einfach und unkompliziert erstellt werden. Die Software von ASG bietet für das Records Management eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche mit verschiedenen Verwaltungsfunktionen.
Sie nannten bereits die Datenflut, mit der Unternehmen zurechtkommen müssen. Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, der Datenmenge Herr zu werden?
Nutzen Unternehmen eine cloudfähige ECM-Software, können sie beispielsweise die Dienste von Anbietern wie Amazon Web Services in Anspruch nehmen. Es ist kein Problem, dort eine Milliarde Daten einfach und unkompliziert einzulesen, zu analysieren und zu archivieren. Oder kurz gesagt: sie verfügbar zu machen – und das nahezu in Echtzeit. Die Standardversion der Mobius Software etwa komprimiert die Daten, was zu einer Kosteneinsparung in der Cloud führt, da weniger Speicherplatz benötigt wird. Während die Daten in die Cloud geladen werden, liegt die CPU-Auslastung einer Software wie Mobius bei ca. 50% ̶ der Prozessor der Datenbasis wird nur zu 10% ausgenutzt. Das bedeutet: Unternehmen können mit einer leistungsstarken Software und in Zusammenarbeit mit Cloud-Dienstleistern ihre Daten einfach und unkompliziert verwalten.
Welche Möglichkeiten haben die Unternehmen denn, ihre Altsysteme abzulösen?
Wollen die Unternehmen ihre Altsysteme stilllegen, haben sie drei Möglichkeiten: Das gängigste Verfahren ist bislang die Migration der Daten. Hierbei werden sämtliche Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vom Altarchiv in das neue kopiert. Ein solches Migrationsprojekt hat allerdings einen entscheidenden Nachteil: Es erstreckt sich oftmals über Jahre und nimmt viel Geld und Ressourcen in Anspruch. Daher ist eine Datenintegration fast immer die bessere Alternative: Dabei wird das Altsysteme mit einer Adapterlösung an eine moderne, zentrale Archivlösung angebunden. Mitarbeiter können sofort über eine einzige zentrale Anwendung auf sämtliche Daten aus den verschiedenen Systemen zugreifen. Die alten Archive werden anschließend stillgelegt, was Lizenz- und Wartungskosten einspart. Die dritte Möglichkeit ist eine schleppende Migration. Sie kommt dann in Frage, wenn die Umstellung nicht an einen bestimmten Stichtag gebunden ist. In dem Fall verbleiben die Daten vorerst in den bestehenden Altarchiven und werden sukzessiv in das neue Archiv transportiert. Das verschafft den Unternehmen Zeit, um zu entscheiden, welche Daten sie behalten wollen und welche gelöscht werden müssen.
Zusammengefasst: Was bedeutet das für Unternehmen, die noch mit älteren ECM-Systemen arbeiten?
Ohne eine flexible Content-Service-Plattform wird es zukünftig nicht gehen. Die zu verarbeitende Datenmenge wird noch weiter zunehmen. Genauso wird es zusätzliche Richtlinien zu deren Verarbeitung geben. Unternehmen, die den Wechsel zu den neuesten Content-Management Ansätzen so früh wie möglich vollziehen, werden am stärksten davon profitieren. Denn durch die einfachere Verwaltung und Speicherung ihres Contents können sie leichter Entscheidungen treffen, Kundenbeziehungen verbessern, auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter eingehen und sich so Wettbewerbsvorteile sichern.
(1) Das Foto zeigt Herrn Thomas Vießmann von ASG Technologies (Bildquelle: ASG)
Querverweis > Data Lineage - Transparente Datenflüsse und Compliance als zentrale Elemente für den Unternehmenserfolg.