Freiburg, Starnberg, 06. Nov. 2023 - Die iTernity iCAS Middleware verbindet Anwendungen wie den SAP Content Server mit der Speicherinfrastruktur; zum Anwenderbericht…
Hintergrund: Die revisionssichere Archivierung von Finanzdokumenten ist von zentraler Bedeutung, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Aus diesem Grund war das österreichische Automotive-Unternehmen TCG UNITECH auf der Suche nach einer geeigneten Archivlösung. Um die papierlose Ablage von finanzrelevanten Belegen (Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften, Lieferscheine, Einkaufsbestellungen, Einkaufskontrakte, Eingangsrechnungen) und
künftig auch HR-Dokumenten umsetzen zu können, musste sich die Lösung als revisionssicheres Archiv reibungslos in die vorhandene SAP Landschaft integrieren können.
TCG UNITECH hatte sich zum Ziel gesetzt, ein papiergebundenes Archiv abzulösen. Finanzrelevante Dokumente - wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge - für 7, 10 und 30 Jahre sollten dazu sicher und gesetzeskonform archiviert werden. Zudem musste sich die Lösung nahtlos in die komplexe SAP-Landschaft integrieren, welche aus den SAP-Systemen und SAP-Content-Servern bestand.
Mit der Archiv-Middleware iCAS des Freiburger Software-Lösungsanbieters iTernity GmbH konnte TCG UNITECH nach diesen Angaben die gewünschte Revisionssicherheit zuverlässig umsetzen und zugleich einen Effizienzzuwachs erzielen. Die Leistungsvorteile (Quelle, iTernity):
- Gesetzeskonforme Archivierung im Fall von Prüfungen durch das Finanzamt
- Kein Aufwand mit der Archivlösung für die IT, d.h. iCAS läuft als "stiller Worker" im Hintergrund
- Deutlich schnellere & einfachere Suche nach Dokumenten
- Ausnahmslos gute Performance und finanziell leistbare Lösung
- Investitionssicherheit durch die vollständige und reibungslose Integration in die SAP-Infrastruktur.
Abb.: Funktionsweise von iCAS (Bildquelle: iTernity).
Anmerkung: Als software-basierte Architektur verbindet iCAS die Geschäftsanwendungen, wie z. B. den SAP Content Server, mit der Speicherinfrastruktur und ist dabei von beiden Seiten unabhängig. Die Softwarelösung läuft auf Windows Server und kann physisch sowie virtuell betrieben werden. iCAS basiert auf Standardhardware, kann laut Entwickler mit On-Premise-, Object- oder Cloud-Storage Lösungen verwendet werden und sorgt für Compliance, Datenintegritätsschutz und WORM-Speicherung (Write Once Read Many).
Anwenderkommentar Bernhard Schmiedinger, Leiter des Informationsmanagements / Organisation bei TCG UNITECH: „Mit iCAS ist die Papierablage vollständig entfallen. Die Lösung funktioniert problemlos und stabil im Hintergrund – ohne Mehraufwand für den End-User und für die IT-Mannschaft. Darin sehen wir den größten Vorteil.“
- Der Archivprozess selbst gestaltet sich bei TCG UNITECH mit der neu eingeführten Middleware iCAS laut Anbieter wie folgt:
- Die Finanzdokumente werden vom jeweiligen Fachbereich eingescannt und per E-Mail an die Buchhaltung gesendet.
- Dort werden sie im Rechnungsverarbeitungssystem Kofax bearbeitet, geprüft und freigegeben.
- Nach Freigabe wird das Dokument verbucht, mit iCAS für die definierten Aufbewahrungsfristen revisionssicher abgelegt und vor Manipulation, Veränderung und Löschung geschützt.
- Der Archivprozess erfolgt für die Nutzer transparent.
Ausblick:
In Zukunft sollen danach auch noch andere Daten für die revisionssichere Langzeitarchivierung in Frage kommen. So plant TCG UNITECH die Middleware iCAS künftig auch für die Archivierung von Transportbelegen und HR-Dokumenten einzusetzen. Des Weiteren möchte TCG UNITECH nach vorliegenden Angaben das Augenmerk im Jahr 2024 auf das Thema DSGVO-Konformität legen.
Querverweis:
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