München, Starnberg, 26. Juli 2017 - Unternehmen, die auf eigene (Hardware-)Systeme verzichten, können Geld sparen – oder in die Kostenfalle tappen...
Zum Hintergrund: „Software Defined xx“ und Clouds bringen nicht nur Vorteile, sondern auch diverse neue Herausforderungen (Stichwort: steigende Verwaltungskomplexität) mit sich. Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen aus der Cloud können leicht zu einem kaum zu überblickenden Lizenzchaos führen: Cloud-Lizenzen und lokal installierte Lizenzen überschneiden sich, Benutzerkonten werden überdimensioniert oder umfassen zu viele Berechtigungen. Die SaaS-Kosten schnellen in die Höhe – obwohl eigentlich Geld gespart und die Effizienz erhöht werden sollte. Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen ihr Lizenzmanagement transparenter gestalten. Laut Benedict Geissler, Geschäftsführer und Regional Business Manager von Snow Software - einem Spezialanbieter für Software-Asset-Management, SAM-Lösungen (1) der Grund, weshalb Unternehmen um die aus seiner Sicht fünf Irrtümer rund um SaaS-Dienste wissen sollten:
Irrtum #1: „SaaS hat keinen Einfluss auf die IT-Governance“
- "In den meisten Unternehmen war die IT-Governance kaum ein Problem. Da meist die IT-Abteilung federführend die für neue Anwendungen benötigte Hardware in Betrieb nimmt, ist die Kontrolle nicht sehr schwierig. Achtung, genau hier lauert der erste Irrtum. Im Zeitalter von SaaS ist es plötzlich auch für Laien kinderleicht, mit wenigen Klicks neue Anwendungen in Betrieb zu nehmen. Das ist einerseits praktisch, sorgt unternehmensintern aber für Unübersichtlichkeit. Eine „Disruption Gap“ entsteht, in der die IT den Überblick über sämtliche im Unternehmen eingesetzte Software verloren hat, was wiederum in zusätzlichen Risiken und erhöhten Kosten mündet. Das Problem lässt sich nur in den Griff bekommen, wenn es IT-Entscheidern gelingt, eine zuverlässige Übersicht über alle SaaS-Lösungen im Unternehmen herzustellen.
Irrtum #2: „Cloudbasiert und on-premise haben nichts miteinander zu tun“
- Welche Software ist wo installiert? Wie sieht das Nutzungsverhalten der Anwender aus? SaaS macht es für Unternehmen schwieriger, Antworten auf diese Fragen zu finden. Benötigt wird eine zentrale Übersicht über alle Anwendungen und genaue Informationen, ob und wie intensiv einzelne Anwender ihre Software überhaupt nutzen. Für zusätzliche Herausforderungen sorgen dabei Anwendungen wie Office 365, die sowohl on-premise als auch cloudbasiert bereitgestellt werden. Um einen Wert zu haben, müssen Nutzungsstatistiken beide Formen der Bereitstellung umfassen, nicht nur SaaS – all diese Informationen jedoch über mehrere Portale hinweg manuell zu erfassen, ist fast unmöglich.
Irrtum #3: „Mit der Nutzung kostenloser Lösungen sind wir auf der sicheren Seite“
- „Dropbox kann ich nutzen, kostet ja nichts“ – weit gefehlt, wenn es um die Anwendung im Unternehmen geht. SaaS-Lösungen, die für Privatanwender kostenlos sind, erfordern oftmals teure Unternehmenslizenzen. Wenn Nutzer solche Anwendungen auf ihre berufliche Email-Adresse registrieren, bitten viele Anbieter betroffene Firmen ohne zu zögern zur Kasse. Unternehmen müssen präventiv agieren, um nicht in eine solche „Freemium“-Falle zu tappen.
Irrtum #4: „Compliance regelt sich im SaaS-Zeitalter wie von selbst“
- Die Anbieter von SaaS-Lösungen setzen üblicherweise auf ein Abo-Modell oder bieten eine Bezahlung auf Nutzungsbasis an. Also ist Software Asset Management (SAM) ja nicht mehr nötig, oder? Denn: Wie sollte jemals ein Compliance-Verstoß zustande kommen, wenn jeder Nutzer seinen eigenen Login hat? Hier versteckt sich ein viel verbreiteter weiterer Irrglaube. Viele SaaS-Lösungen erlauben etwa die Nutzung einzelner Komponenten ohne vorherige Registrierung, beschränken die Lizenzierung auf geographische Bereiche oder verbieten das sogenannte Account-Sharing. Solche Compliance-Aspekte lassen sich ohne SAM-Lösung nicht im Blick behalten.
Irrtum #5: „Ein paar Lizenzen lassen sich ja verstecken“
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Auch wenn Compliance trotz SaaS weiterhin eine Rolle spielt, ist diese nicht mehr ganz so relevant wie früher. Denn während in der On-Premise-Welt Software-Hersteller aufwändig prüfen mussten, ob ihre Kunden zu wenig zahlen, weil sie vielleicht die ein oder andere Lizenz „schwarz“ nutzen, haben sie im Cloud-Zeitalter die volle Kontrolle und Übersicht. Stattdessen müssen nun die Kunden ihrerseits sicherstellen, dass bezahlte und bezogene Leistung im richtigen Verhältnis bleiben. Unternehmen sollten beim Software Asset Management den Fokus deshalb nicht mehr auf Compliance setzen, sondern auf Kostenoptimierung."
Abb. 1: Snow Licensing Management (Bildquelle: Snow Software)
(1) SAM-Plattformen von Herstellern wie Snow Software schaffen eine Übersicht über alle Anwendungen im Unternehmen, auch über SaaS-Lösungen. Sie identifizieren und inventarisieren Software, analysieren das Nutzungsverhalten und optimieren auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse den Lizenzbestand.