Hamburg, 27. Juli, Starnberg, 17. Aug. 2011 – Nachholbedarf beim effizienten Umgang mit den eigenen Informationen…
Zum Hintergrund: Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement, führte unter 5.500 Unternehmensverantwortlichen aus dem Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement (Records Manager) eine neue Studie durch. Das Ergebnis: Zwar sind für 90 Prozent der Befragten effiziente Geschäftsabläufe wichtige Unternehmensziele, gleichzeitig sind aber 93 Prozent mit ihren derzeitigen Prozessen unzufrieden. Auch strukturieren die meisten Unternehmen erst unter Handlungszwang – etwa vor einem Prüf- oder Gerichtsverfahren – die eigenen Geschäftsprozesse neu. Dadurch laufen sie nicht nur Gefahr, gegen gesetzliche Vorschriften wie beispielsweise der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) zu verstoßen. Gleichzeitig lassen sie sich für den Wettbewerb wertvolle Zeit- und Kostenvorteile entgehen.
Wie sich die eigenen Informationen bereits mit wenigen Maßnahmen effizienter in die täglichen Geschäftsabläufe einbinden lassen, hat Iron Mountain anhand von fünf Tipps konkretisiert:
- Informationen zugänglich machen: Verträge, Bestellungen oder Rechnungen bilden die Arbeitsgrundlage eines Unternehmens. Deshalb sollte berechtigten Mitarbeitern der Zugriff auf relevanten Daten so einfach wie möglich gemacht werden. Unternehmensinterne Richtlinien vermeiden dabei Kompetenzüberschneidungen und unberechtigte Zugriffe.
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Informationen digitalisieren: Das papierlose Büro wird es wohl auch in Zukunft nicht geben. Unternehmen benötigen einfache Prozesse, um wichtige Dokumente kontinuierlich zu digitalisieren und so Medienbrüche zu vermeiden. Digitalisierte Dokumente können einfacher verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Zudem lässt sich leichter nachvollziehen, wo sie sich im Unternehmen befinden.
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Unnötige Kopien vermeiden: In Unternehmen werden laut der Studie nach wie vor viel zu viele unnötige Kopien gemacht. Dabei geraten Akten durcheinander, Papiere werden verlegt oder gehen sogar verloren. Das langfristige Ziel sollte deshalb die Digitalisierung wichtiger Dokumente sein, die einen zentralen, standortunabhängigen Zugriff auf alle Informationen ermöglicht.
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Notfallplan ausarbeiten: Geschäftskritische Daten benötigen auch einen besonderen Schutz. Im Fall eines Datenverlusts muss der Zugang zu diesen Informationen gesichert sein, um den laufenden Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.
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Abläufe einfach halten: Klare Regeln für die Zuständigkeiten im Informationsprozess können dabei auch langfristig Zeit und Arbeitsaufwand sparen.
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